אחזקה של מידע רב, שמגיע ממגוון רחב מאוד של גורמים בקצב מסחרר, היא סיטואציה מוכרת כמעט לכל מנהל בארגון גדול במדינת ישראל. אם בעבר עיקר המידע היה מידע מודפס, היום חברות מתקדמות לא רוצות לבזבז כל כך הרבה משאבים על ניירות מתכלים ומזהמים. כך שמנהלים בארגונים טכנולוגיים מוכנים להשקיע זמן ומאמצים בחיפוש אחרי פתרונות שיכולים הפוך את החתימה על מסמכי PDF לנוחה הרבה יותר. אחד מהפתרונות הנכונים בעיניי מנהלים הוא הפנייה לעזרת שירותי חתימה על קובץ PDF אונליין שהופכת לשירות נפוץ מאוד, בשל הנגישות ונוחות התפעול שלו, בארגונים גדולים וקטנים כאחד.
חתימה על קובץ PDF אונליין – מה חשוב לדעת?
רגע לפני שאתם רוכשים שירותי חתימה על קובץ PDF אונליין, חשוב ש:
- תגדירו מי הם האחראיים על תהליך ההחתמה על הקבצים בבית העסק שלכם. ככל וכל המידע יעבור אצל נותן שירות אחד, יהיה לכם קל יותר לשלוט על ניהול המידע ולהבטיח שכל הטפסים והמסמכים נכנסים למערכת שלכם, חתומים.
- פתחו תיקייה שיתופית של כל צוות העובדים בחברה, ובה ניתן יהיה למקם את הקבצים החתומים, בהתאם להרשאות הגישה הנתונות לצוותים השונים. וכך, ניתן יהיה למצוא את כל הקבצים במקום אחד, מבלי לבזבז משאבים מיותרים על חיפוש הקובץ.
- ערכו קובץ PDF ובו קיים הסבר על תהליך חתימה על קובץ PDF אונליין לטובת הלקוחות, הספקים, העובדים החדשים ואפילו הקולגות שלא מכירים את מערכת וצריכים להעביר לך מסמך חתום במייל, כדי לחסוך זמן הסברים מיותר.
חלוקת אחריות והאצלת סמכויות – לטובת הטכנולוגיה
גם אם אתם בטוחים שהצוות שלכם עובד בצורה יעילה, תמיד יש מקום להשתפר. על אחת כמה וכמה בכל מה שקשור בתהליכים ארגוניים פשוטים ומונוטוניים, כמו ההחתמה על טפסים מסוגים שונים. ככל ואתם בוחרים להטמיע מערכת חתימה על קובץ PDF אונליין בעלת כל התוספים הנדרשים לכם, תהליכי העבודה הרגילים בעסק, יהפכו להיות יעילים הרבה יותר ויפנו לעובדים שלכם זמן עבודה קריטי, לביצוע משימות אחרות וחשובות.
