תכנון אירוע אישי גדול או קטן, דורש מידע מדויק אחר מספר המוזמנים המגיעים לאירוע. המידע הזה אמור לקבוע את כמות וסוג התפריט שיוגש, עיצוב המקום ואף בחירה של המקום עצמו שאמור להכיל את כל האורחים שהוזמנו. מעבר לנושא של התקציב והתכנון, "מי מגיע לאירוע", זו אחת הסוגיות הכי משמעותיות לבעלי השמחה, שכן אין אדם שעורך אירוע אישי ולא נתקף ב"פאניקה" וחושש שלא יגיעו מספיק אנשים, שאנשים ישכחו, שחלילה יקרה משהו וזה חלק מההתרגשות ומהדרמה המלווה כל אירוע. אחד הדברים שחוסכים היום את המתח, עוזרים לתכנון נכון של אירוע וגם לקבלת מידע מדויק על מספר האורחים שיגיעו, היא מערכת אישורי הגעה לאירועים.
מערכת אישורי הגעה לאירועים – לשלם רק על מי שבא!
בעבר, עד שהייתה מערכת אישורי הגעה לאירועים, אנשים נהגו לשלוח הזמנה לאורחים שלהם ולבקש מהם לאשר הגעה. הם רצו לדעת כמה מנות אוכל להזמין, כמה שולחנות, כמה מקומות ישיבה, איך לתכנן את קבלת הפנים, לכמה אנשים ועוד. הנתון הזה של מספר המגיעים בפועל, היה מאפשר להם להזמין בדיוק ואולי עוד קצת, אבל ללא המידע הזה, במקרים רבים היה פער עצום והפסד כלכלי בין מספר מנות האוכל והמשקה שהוזמנו, או מספר המתנות לאורחים ועוד לבין מספר האורחים שבאמת הגיעו. שיצר תסכול ואכזבה המצב הזה, הוא שהוביל ליצירת המערכת הטכנולוגית של היום, שלא דורשת שום מאמץ, ועוזרת לבעלי השמחה לתכנן את האירוע בצורה מדויקת.
איך זה עובד?
מערכת אישורי הגעה לאירועים, מעניקה למשתמשים כלים טכנולוגיים למעקב אחר המוזמנים לאירוע. אפשר לקבל ממנה מידע מי מגיע, אם מדובר בחתונה אז מאיזה צד האורחים? ועד אפשרות של הוספת תאריך האירוע ליומן ותזכורת למוזמנים. ניווט ב- GPS, מידע על מיקום הישיבה, האם יש אורחים שמגיעים עם ילדים וכמה? ועד תזכורת הנשלחת לכל אורח ומזכירה לו על אירוע. כל המידע מסונכרן גם עם המידע של חברת ההפקה וכל מי שבעלי השמחה ירצו שיהיו להם גישה אליו. זה כל כך קל ופשוט. ידידותי למשתמש ויחד עם זאת, מערכת חכמה שמורידה מבעלי השמחה את כל הלחץ, גורמים לאורחים לא לשכוח את האירוע וכל זה בלחיצת כפתור.
